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Iiiiaiæa. OIQ. Eimmy Stefanny Salazar Hidalgo. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO UNIDAD 3.

Tipos de archivos. Organización de archivos de gestión. Legislación. Instrumentos archivísticos. Pasos para la organización..

TIPOS DE ARCHIVOS. Archivo de gestión: es aquel donde se encuentra la documentación de uso continuo de una entidad u organización. Archivo central: Los documentos de este archivo sigue siendo vigentes pero ya se ha finalizado el trámite del documento, está compuesto por documentos transferidos por áreas administrativas. Archivo Histórico: Este archivo conserva los documentos originales y transferidos del archivo central, esto con el fin de su conservación..

ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN. Archivo General de la Nación (AGN) Ley 594 de 2000 ACUERDO No. 008 (31 OCT 2014) “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

LEGISLACIÓN. Ley 594 de 2000 ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases..

LEGISLACIÓN. T I T U L O IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS -- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 22-04-2022 12:24:20 LEY 594 DE 2000 | 8 ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística..

LEGISLACIÓN. ACUERDO 42 DE 2002 (Octubre 31) por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000..

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS. Para un adecuado manejo de la información, existen los instrumentos archivísticos o herramientas que apoyan las actividades de la organización documental privada o pública. Ya que la u clasificación, categorización, verificación y ordenamiento de los documentos al interior de las empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento y disposición final..

Instrumentos Archivisticos Gestiön Documental—• TRO Tabla Retencim Inventrio Documental un d«umrntal. Cuadr•o de Clasificacion Documental refleia a ur-u valo preservaciön 1ßnstereiCta pu &ieto e' • PINAR Plan Institucimal de Archivos de la Entidad • PGD de Documental errxrvtados Ia de de de Requisitos para G.D.E. req•isias no Ia TCA TaMas de Control de Acceso Bancos docurneltzl— a de leaguers.

PERMITEN. .. MAYOR SEGURIDAD. MAYOR CONTROL. MAYOR PRODUCTIVIDAD.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS. Los instrumentos archivísticos son herramientas de gestión documental que le permiten a cualquier organización el manejo óptimo de su acervo documental de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.(AGN).

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/styles/portada_documentos/public/formato_cuadro_de_clasificacion_documental_v2.png?itok=dE5NVuvE.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Conoce el formato de Tabla de Valoración Documental.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Según MINTIC Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales; lo que las convierte en una herramienta elemental para la organización del archivo..

PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN. 1. IDENTIFICAR 2.CLASIFICAR 3.ORGANIZAR 4.DEPURAR 5.ALINEAR 6.FOLIAR 7.MARCAR 8.ELABORAR 9.UBICAR.

1. IDENTIFICAR. Para la organización documental tenga en cuenta los principios.

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES: Consiste en identificar las secciones y subsecciones del organismo productor..

Identifique y agrupe el expediente por series y subseries de los documentos que corresponden a una dependencia..

2. CLASIFICAR. 3 ELEMENTOS A TENER EN CUENTA EN LA CLASIFICACIÓN: ORGÁNICA: los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan FUNCIONAL: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función ASUNTO: los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten..

Preparé la documentación, clasifique los tipos de documentos, seleccione únicamente el material de archivo y retire lo que no corresponda como por ejemplo revistas, folletos, publicidad. Etc..

ORGANIZAR. Disponga de la organización física del archivo, determine en que se van a almacenar los documentos, cajas, carpetas, separadores, esto con el fin de respetar la ordenación cronológica teniendo en cuenta la fecha de los documentos del más antiguo al más reciente de adelante hacia atrás y el tipo de ordenación que va a aplicar..

DEPURAR. La depuración consiste en retirar las hojas en blanco, copias, ganchos, o todo tipo de material que pueda dañar el soporte..

ALINEACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Alineamos las hojas en la parte superior sean de tamaño carta u oficio, en la parte superior deben quedar alineadas..

ENCARPETADO. Para el encarpetado se debe tener en cuenta: Legajo, el gancho se ubica de manera vertical en la tapa superior, ubicándolo de tal modo que cuando se archiven más documentos recientes, es decir de adelante hacia atrás..

FOLIACIÓN. Después de tener el documento previamente legajado, procedemos a foliar, vamos a marcar las hojas desde la primera hasta la ultima hoja de la carpeta, en la parte superior derecha con lápiz y en consecutivo, si el documento continua en otra carpeta, se inicia la foliación en el número siguiente al que termino la carpeta anterior, si se va a corregir la foliación tachamos el número anterior con una línea en diagonal sobre el número. , recuerde que la foliación es manual y a lapiz 2HB.

HOJA DE CONTROL. Formato Control Plantilla | PDF.

ROTULACIÓN DE CAJA. Realice la rotulación de las cajas donde va a almacenar los documentos, con los datos básicos de identificación..

REFERENCIAS. ORGANIZAR DOCUMENTOS – TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA . ( n.d. ). Retrieved April 25, 2022, from https://cartilladidacticacolombina.wordpress.com/organizar-documentos/ Universidad Industrial de Santander . ( n.d. ). Retrieved April 25, 2022, from https://www.uis.edu.co/webUIS/es/administracion/secretariaGeneral/direccionCertificacionGestionDocumental/procesosGestionDocumental/organizacionCarpetas.html Organización de archivos: Clasificación, Ordenación, Instalación - Bibliopos : Biblioteca de recursos para Bibliotecarios y Opositores . ( n.d. ). Retrieved April 22, 2022, from https://www.bibliopos.es/organizacion-archivos-clasificacion-ordenacion-instalacion/ Tablas de retención documental . ( n.d .). Retrieved April 22, 2022, from https://mintic.gov.co/portal/inicio/Atencion-y-Servicio-a-la-Ciudadania/Transparencia/135904:Tablas-de-retencion-documental Instrumentos archivisticos . ( n.d. ). Retrieved April 22, 2022, from https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Infografias/15_InstrumentosArchivisticos.pdf Acuerdo 42 de 2002 Archivo General de la Nacio . ( n.d. ). Retrieved April 22, 2022, from https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma_pdf.php?i=6349 Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo . ( n.d .). Vigente Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones . ( n.d .). Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias documentales-Proceso de gestión documental . ( n.d. ). Retrieved April 22, 2022, from https://www.funcionpublica.gov.co/documents/34645357/34703150/Guia_organizacion_archivos_gestion_transferencias_documentales.pdf/ce558bd9-f8a4-4c57-bb63-e74e5e3aca73?t=1560356902384 ¿Cómo organizar un archivo de gestión? – Gestión Documental . ( n.d. ). Retrieved April 22, 2022, from http://gestiondocumental.unal.edu.co/como-organizar-un-archivo-de-gestion/ ¿Cómo archivar documentos empresariales? - Renta Espacio . ( n.d. ). Retrieved April 22, 2022, from https://rentaespacio.co/blog/como-archivar-documentos-empresariales/.

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