Diapositiva 1

PERSONA JURÍDICA: CONJUNTO RESIDENCIAL TUNAL RESERVADO I Y II ETAPA. PROPIEDAD HORIZONTAL INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2023 – 2024.

[Audio] En la segunda diapositiva de nuestra presentación, deseamos expresar nuestro más sincero agradecimiento por haber confiado en nosotros al elegirnos como miembros del Consejo de Administración del conjunto. Para nosotros, es un honor y una gran responsabilidad ser parte de este equipo y estamos comprometidos a velar por el adecuado manejo de los recursos del conjunto. En este sentido, tenemos el honor de presentarles el informe de gestión del Consejo de Administración, correspondiente al periodo desde la Asamblea del 25 de marzo de 2023 hasta la Asamblea del 13 de abril del presente año. Durante este tiempo, nuestro principal objetivo fue cumplir al máximo con nuestras funciones como miembros del consejo. Después de asumir nuestro compromiso con respeto y coherencia, nos dedicamos a revisar detalladamente la normatividad vigente relacionada con la propiedad horizontal. Durante esta revisión, identificamos diversas falencias en distintos aspectos que consideramos importante compartir con todos ustedes. Es imperativo reconocer que estas falencias constituyen desafíos que debemos abordar de manera eficiente. Como órgano de dirección de la persona jurídica del Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa, trabajamos con diligencia en aquellos aspectos legales en los que observamos inconsistencias, con el objetivo de rectificar el rumbo y mejorar el gestión y el funcionamiento integral de nuestra copropiedad. Continuemos con el resto de la presentación. En esta presentación, queremos compartir con ustedes el informe de gestión del Consejo de Administración correspondiente al periodo desde la Asamblea del 25 de marzo de 2023 hasta la Asamblea del 13 de abril del presente año. Nuestro principal objetivo durante este tiempo fue cumplir al máximo con nuestras funciones como miembros del consejo. Después de asumir nuestro compromiso con respeto y coherencia, nos dedicamos a revisar detalladamente la normatividad vigente relacionada con la propiedad horizontal. Durante esta revisión, identificamos diversas falencias en distintos aspectos que consideramos importante compartir con todos ustedes. Estas falencias constituyen desafíos que debemos abordar de manera eficiente. Como órgano de dirección del Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa, trabajamos con diligencia en aquellos aspectos legales en los que observamos inconsistencias, con el objetivo de rectificar el rumbo y mejorar la gestión y el funcionamiento integral de nuestra copropiedad. Continuemos con el resto de la presentación..

[Audio] El rubro de vigilancia es uno de los que más impacta en el presupuesto de la propiedad horizontal, representando un 51.70% del mismo. Esto se debe a lo establecido en el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo, donde se establece que los contratistas independientes son los verdaderos empleadores y no representantes ni intermediarios de la propiedad horizontal. Es importante tener en cuenta que la propiedad horizontal puede ser responsable solidaria de las obligaciones laborales de sus contratistas, siempre que se cumpla con la ley. Es necesario asegurarse de realizar contrataciones adecuadas, evitando intermediarios y garantizando el cumplimiento de las obligaciones laborales para no incurrir en situaciones de responsabilidad solidaria. Según los conceptos jurídicos, el beneficiario del trabajo o dueño de la obra asumirá responsabilidad conjunta con el contratista por los salarios, prestaciones e indemnizaciones de los trabajadores, a menos que sean actividades extrañas a su empresa o negocio. Sin embargo, esto no impide que el beneficiario establezca garantías con el contratista o pueda repetir contra él lo pagado para cumplir con dichas obligaciones..

[Audio] El gasto en vigilancia tiene un gran impacto en el presupuesto de nuestro conjunto residencial, representando en la actualidad el 51.70%. Esto se debe a la "Ley del Vigilante", Ley 1920 de 2018, que permite a los trabajadores del sector laborar hasta 12 horas al día con un acuerdo firmado previamente. Sin embargo, esta ley establece un límite semanal de 60 horas, incluyendo las horas extras contempladas en la legislación laboral nacional vigente. A partir de julio de 2021, entra en vigor la Ley 2101 de 2021, que busca reducir la jornada laboral en el país. Según esta ley, la disminución gradual de la jornada laboral podrá ser implementada por el empleador, empezando con una reducción de una hora semanal después de dos años de su entrada en vigencia. Luego de tres años, se reducirá otra hora más y, a partir del cuarto año, se disminuirán dos horas por año hasta llegar a las 42 horas semanales establecidas en el Artículo 2 de la ley. Esta medida tiene como objetivo mejorar las condiciones laborales de los trabajadores y promover una mejor administración del tiempo para aumentar la productividad. Estas nuevas medidas también tendrán un impacto en el presupuesto de nuestro conjunto residencial, por lo que debemos estar preparados para adaptarnos a los cambios. En la siguiente diapositiva, se explicarán las implicaciones que tendrá la reducción de la jornada laboral en nuestro conjunto residencial y cómo podemos afrontar juntos este desafío..

[Audio] El rubro de vigilancia es una de las principales áreas de gasto en el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. Antes, se aplicaba un turno 4x4x2, donde los turnos se distribuían de manera cíclica y una semana, empezando desde el lunes, el horario del vigilante se dividía de la siguiente manera:.

[Audio] El rubro más impactante en nuestro presupuesto es la vigilancia, con un 51.70% del total. Implementamos una nueva fórmula de turno llamada 2x2x2 con el objetivo de mejorar la eficiencia en la gestión de este gasto." "Los turnos de los vigilantes se llevarán a cabo de manera cíclica, trabajando dos semanas y descansando dos semanas, y distribuyendo su jornada laboral a partir del lunes de cada semana." "Esta medida garantiza una mayor cobertura y atención en la seguridad del Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa, así como una rotación equitativa y justa para nuestros vigilantes. También nos permite tener un mejor control y seguimiento de su desempeño para asegurar un servicio de calidad para todos los residentes." "Confiamos en que esta nueva fórmula de turno nos ayudará a optimizar nuestros recursos y a brindar una vigilancia más eficiente y efectiva para nuestro conjunto residencial. Continuaremos evaluando y adaptando nuestras estrategias para mejorar aún más la gestión integral del conjunto." "En la siguiente diapositiva, abordaremos otro rubro importante para nuestro presupuesto: mantenimiento. Les invitamos a seguir atentos a nuestra presentación..

[Audio] Se sugiere implementar medios tecnológicos en el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa para mejorar la gestión y el funcionamiento integral. Por ejemplo, el sistema de vigilancia automatizado llamado "recorredor" nos permitirá prescindir de un vigilante y reducir costos, garantizando mayor seguridad para los residentes. Además, la implementación de tecnología nos dará un mayor control y seguimiento de todas las actividades y procesos en el conjunto, incluyendo un registro detallado de visitas y uso de áreas comunes. Es importante recordar que debemos adaptarnos constantemente a los avances tecnológicos para mejorar la calidad de vida en nuestro conjunto residencial. Por lo tanto, es necesario analizar nuevas formas de implementar tecnología y buscar herramientas que mejoren nuestra gestión. En resumen, la incorporación de medios tecnológicos, como el "recorredor", optimizará nuestros recursos y garantizará seguridad y eficiencia en nuestras operaciones en el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. Sigamos avanzando hacia un conjunto residencial moderno y de alta calidad con la implementación de tecnología en nuestro día a día..

[Audio] La Circular 0015 de 2024 emitida el 21 de febrero de 2024 establece los plazos para registrar autoevaluaciones anuales correspondientes al año 2023, del 01 de febrero al 15 de abril de 2024. Esto nos da suficiente tiempo para realizar el proceso adecuadamente. La Circular 0021 de 2023 emitida el 23 de febrero había establecido un plazo hasta el 24 de marzo de 2023 para presentar el reporte anual de la Autoevaluación de Estándares Mínimos y el Plan de Mejora del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Sin embargo, este plazo se cumplió de manera extemporánea el 30 de mayo de 2023, por lo cual se decidió ampliarlo hasta el 01 de marzo de 2023 según la Resolución Número 0312 de 2019. Entre los estándares a cumplir se encuentran: solicitud y verificación de documentos de asignación y afiliación, documento que evidencie acciones de capacitación, plan anual de trabajo, conceptos médicos sobre recomendaciones y restricciones laborales, identificación y evaluación de riesgos y acciones ejecutadas. Es crucial cumplir con cada uno para garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores en el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa durante 2023-2024. Sigamos trabajando juntos para mejorar la gestión y el funcionamiento del conjunto..

[Audio] Es esencial destacar la importancia de tener una póliza de seguros adecuada para nuestra copropiedad. Como se puede observar en este ejemplo, la póliza representa el 5.44% del presupuesto, incluyendo la financiación. Es crucial encontrar un equilibrio entre no caer en infraseguro ni sobreseguro, ya que ambos pueden ocasionar problemas económicos para la copropiedad. En este caso, la copropiedad se divide en ítems que representan diferentes partes o elementos de la propiedad. Por ejemplo, podemos considerar que nuestra copropiedad tiene un avalúo de 20.000'000.000 de pesos, y se divide en 20 ítems de igual valor, es decir, 1.000'000.000 de pesos cada uno. Por lo tanto, el deducible, que es la cantidad de dinero que la copropiedad debe asumir en caso de un siniestro, corresponde al 2% de cada ítem, es decir, $20'000.000 de pesos. Si un movimiento telúrico causa un daño económico de 400.000.000 de pesos en la copropiedad, el deducible de cada ítem sería de $20'000.000. En este caso, la indemnización por parte de la aseguradora sería de $0 pesos, ya que el deducible cubre el daño económico. Sin embargo, si el movimiento telúrico afecta a un ítem en particular por un valor de $30'000.000 de pesos, y el deducible es del 5%, la indemnización sería de $10'000.000 pesos. Es decir, la copropiedad cubriría el deducible de $20'000.000 y la aseguradora se encargaría de los $10'000.000 restantes. Por último, es importante considerar la vetustez o antigüedad del conjunto residencial, ya que puede afectar el valor de la indemnización. Si el mismo movimiento telúrico causa un daño económico de $400'000.000 de pesos en otro ítem, pero con un deducible del 5%, la indemnización sería de $380'000.000 pesos, ya que se deducirían $20'000.000 correspondientes al deducible. En este caso en particular, se optó por una póliza con un deducible mayor. Por lo tanto, es crucial revisar y actualizar regularmente nuestra póliza de seguros, teniendo en cuenta todos estos aspectos, para garantizar una protección adecuada para nuestra copropiedad..

[Audio] Abordaremos la primera modificación de la política de privacidad y protección de datos personales en el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. Se ha incluido la autorización de un correo electrónico específico para el área contable, facturaciontunalreservado1y2@gmail.com, administrado por el contador de turno bajo un acuerdo de confidencialidad. La información recopilada será utilizada solo para fines contables. Destacamos la importancia de actualizar los datos para el proyecto de citofonía virtual y pedimos a los copropietarios su colaboración en este proceso. Es común que se autorice el número celular del arrendatario para la citofonía virtual, pero si el propietario no actualiza los datos al finalizar el contrato de arrendamiento, la seguridad del conjunto podría verse comprometida. Agradecemos su colaboración para asegurar que todos los datos estén actualizados y correctos..

[Audio] El Comité de Convivencia es de gran importancia en nuestra comunidad, ya que garantiza un ambiente de armonía y respeto entre los residentes de Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. En cumplimiento del Artículo 38 de la Ley 675 de 2001, el Consejo de Administración ha lanzado una campaña para la formación de este comité. Se ha invitado a los residentes a unirse e integrar este importante organismo, con el objetivo de promover una convivencia pacífica y adecuada en nuestro conjunto. Según el Artículo 58 de la Ley 675 de 2001, la asamblea general puede delegar en el Consejo de Administración la función de nombrar y remover libremente a los miembros del Comité de Convivencia. Sin embargo, se requiere que el comité esté compuesto por un número impar de tres (3) o más personas para garantizar una representación adecuada. Desafortunadamente, solo dos (2) personas se han inscrito en respuesta a la convocatoria, lo que no alcanza el número mínimo necesario para la formación del Comité de Convivencia. Por esta razón, hacemos una invitación a todos los residentes a participar activamente en la formación del Comité de Convivencia. La convivencia pacífica en nuestro conjunto es responsabilidad de todos, y es crucial contar con un organismo que nos represente y promueva un ambiente armonioso y respetuoso entre vecinos. ¡Esperamos contar con su participación en la próxima convocatoria para formar el Comité de Convivencia!.

[Audio] Queremos presentarles los proyectos que hemos trabajado en el período de 2023-2024 en busca de mejorar la gestión y el funcionamiento de nuestro Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. En primer lugar, elaboramos el proyecto de tiempos y movimientos con el objetivo de establecer cronogramas y optimizar las labores específicas de nuestra copropiedad. Se recomienda retomar el proyecto y darle continuidad debido a retrasos en su implementación. También trabajamos en un borrador del proyecto de control interno, pero no se pudo completar debido a limitaciones de tiempo. Sin embargo, logramos establecer una caja menor de $2'000.000 (dos millones de pesos) que funciona de la siguiente manera: se puede solicitar reembolso al gastar el 70% ($1'400.000) y el resto se consigna utilizando los ingresos de los parqueaderos para visitantes. Este proceso se repite mensualmente para mantener la caja menor en $2'000.000 al comienzo de cada mes. Se sugiere elaborar un proyecto de control interno para su correcto funcionamiento. Además, intentamos implementar una pedagogía ofrecida por el Jardín Botánico para generar consenso entre los residentes en el proyecto de jardines, pero no tuvimos éxito debido a la baja participación. Por lo tanto, se sugiere retomar este proceso y buscar estrategias para aumentar la participación de todos los residentes en la mejora de nuestros jardines. Sigamos trabajando juntos para fortalecer nuestra comunidad y lograr un mejor funcionamiento integral de nuestro conjunto residencial.".

[Audio] En esta diapositiva se presentan los proyectos heredados recibidos por el Consejo de Administración 2023-2024. El primero es la instalación de cámaras de seguridad en el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. El contrato de obra civil fue revisado y cumplido satisfactoriamente en febrero de 2024, gracias a un seguimiento constante que aseguró su avance. Los recursos provinieron de valores de reinversión otorgados por la compañía de vigilancia en los años 2022 y 2023, con un total de $33.000.000 utilizados. A la fecha, las cámaras están en perfectas condiciones. El segundo proyecto fue la impermeabilización del tanque de reserva de agua potable ubicado en la Cra. 24C 53 - 39 sur. El contrato de obra fue verificado y completado en agosto de 2023 con una inversión de $17.500.000. Gracias a estas acciones, se garantiza el correcto funcionamiento y mantenimiento del conjunto residencial. Continuemos revisando los proyectos heredados para seguir mejorando nuestra gestión y funcionamiento integral..

[Audio] Se presenta la situación actual de las consignaciones por identificar en nuestra copropiedad. A pesar de los esfuerzos del Consejo de Administración, seguimos enfrentando problemas con el pago adecuado de la cuota de administración. Aunque se han realizado campañas y recordatorios, las consignaciones por identificar persisten y aumentan. Según el Reglamento de Propiedad Horizontal, en su artículo 101, los fondos de la copropiedad deben ser manejados a través de cuentas corrientes o de ahorros en entidades financieras autorizadas. El Consejo de Administración es responsable de elegir la entidad financiera para manejar los fondos a nombre de la persona jurídica. Sin embargo, la Asamblea General de Copropietarios puede designar una suma prudencial para gastos menores, que será manejada por el administrador a través de un sistema de caja menor. Para encontrar una solución más efectiva a este problema recurrente, hemos decidido cambiar nuestra cuenta bancaria al Banco Caja Social. Esta institución nos proporcionará una tarjeta con los detalles de nuestro inmueble, lo que evitará inconvenientes innecesarios y agilizará los procesos administrativos. Además, los costos y gastos bancarios son más económicos con este banco. Les agradecemos su atención y colaboración en este asunto importante para la correcta gestión de nuestra copropiedad. ¡Sigamos trabajando juntos para mejorar el funcionamiento integral del Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa en el periodo 2023-2024!.

[Audio] Es importante brindarles la siguiente información: Durante la asamblea del año 2023, se presentaron informes detallados sobre la gestión y el funcionamiento integral del Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. Sin embargo, en dichos informes no se mencionó un hecho de gran relevancia en el tema financiero. La exadministradora del conjunto, la Sra. MARÍA DEL PILAR VERÚ, cumplió su compromiso de cancelar el pagaré 001/2020 por un valor de $5.465.000 el pasado 30 de mayo de 2022, como resultado del incidente financiero ocurrido en febrero de 2020. Destacamos y reconocemos su sentido de responsabilidad ante esta situación y su compromiso con la copropiedad. Asimismo, queremos informarles que este hecho no fue mencionado durante la asamblea del 2023, por lo que les brindamos esta información para mantenerlos al tanto y garantizar la transparencia en la gestión de nuestro conjunto. Continuaremos trabajando de manera responsable y eficiente para el bienestar de todos los residentes del Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. Gracias..

[Audio] Actualmente, el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa tiene asignados en su presupuesto una serie de rubros para garantizar una correcta gestión y funcionamiento integral. Estos gastos incluyen vigilancia, personal, imprevistos, servicios de limpieza, pólizas, financiamiento, servicios y honorarios. Sin embargo, es esencial que cada copropietario cumpla con su responsabilidad de pagar la cuota de administración puntualmente para poder cubrir estos gastos de manera efectiva. Si el 90,43% de los copropietarios cumple con su obligación, solo se cubrirá el 90,43% de los rubros del presupuesto. Por lo tanto, es de gran importancia que todos entendamos nuestra responsabilidad en el pago oportuno de la cuota de administración. Al hacerlo, aseguramos un correcto funcionamiento del conjunto residencial y el cumplimiento de nuestras obligaciones como propietarios. Además, evitamos posibles problemas financieros y permitimos que se realicen mejoras y mantenimientos necesarios para mantener nuestro conjunto en buenas condiciones. Recordemos siempre la importancia de pagar la cuota de administración a tiempo, ya que es nuestro deber como propietarios comprometidos con el bienestar de nuestro conjunto residencial. Juntos podemos lograr una gestión exitosa y un futuro mejor para todos. ¡Gracias!.

[Audio] "El presidente Ernesto Lozano, la vicepresidenta María Fernanda Urrego, la tesorera Alicia Vásquez, la vocal Carmen Paredes, la vocal Marina Sánchez, el vocal Pedro Contreras, el secretario Juan Fernando Patiño y la consejera suplente Maricel Acosta conforman el Consejo de Administración del período 2023-2024. Queremos expresar nuestro agradecimiento por su presencia en esta reunión, donde hemos presentado un informe sobre la normatividad vigente en relación a la propiedad horizontal y nuestras observaciones sobre el Conjunto Residencial Tunal Reservado I y II etapa. Durante este tiempo, hemos trabajado juntos para mejorar la gestión y el funcionamiento integral del conjunto. Queremos reconocer el esfuerzo y compromiso de cada uno de ustedes en su papel como propietarios y miembros activos de la comunidad. También queremos agradecer al equipo organizador de este evento por brindarnos la oportunidad de compartir nuestros avances y desafíos. Sin duda, estas reuniones virtuales y seminarios son una herramienta invaluable para mantenernos informados y unidos como comunidad. Con esto, concluimos nuestra presentación y esperamos que hayan encontrado útiles e interesantes los temas discutidos. ¡GRACIAS!.