Lean IT Foundation Training

[Virtual Presenter] Bonjour à tous. Aujourd'hui, nous allons parler de Lean IT™, une marque de commerce de The APM Group Limited, qui offre une analyse cohérente des indicateurs clés de performance pour encourager l'amélioration des performances de l'organisation. Nous allons découvrir comment ceci est possible et regarder quelques exemples concrets. Allons-y !.

[Virtual Presenter] Comprendre ce que nous entendons par performance signifie que notre capacité à atteindre des objectifs définis liés à la valeur des clients doit être mesurable. Utiliser le cycle Plan-Do-Check-Act - ou la Roue de Deming - permet de mesurer la performance. Équipe, dirigeants et clients doivent être capables de mesurer la performance. Indicateurs de performance clés sont utilisés à chaque niveau et pour chaque objectif pour encourager des comportements. Mesure à différents niveaux et le long des chaînes de valeur permet de repérer les points de blocage. Comprendre la différence entre les résultats et la performance est essentiel..

[Audio] Le Lean IT™ est une marque de commerce de The APM Group Limited offrant une solution de mesure de succès d'une organisation, à travers la mise en place d'un certain nombre d'indicateurs ou «indicateurs clés de performance» (KPI). Ces KPI sont spécifiques à chaque niveau hiérarchique et doivent être cohérents afin de garantir que l'amélioration des performances est réalisée. Par exemple, les KPI à un niveau stratégique peuvent servir à mesurer l'accomplissement des objectifs organisationnels, tandis que les KPIs à un niveau opérationnel sont conçus pour encourager les employés à être plus efficaces sur leur lieu de travail. La mise en place d'un ensemble cohérent de KPI est complexe, mais le CTQ peut être utilisé pour structurer et évaluer ces indicateurs de performance clés..

[Audio] Indicateurs clés de performance sont cruciaux pour quantifier la performance d’une organisation. Définir des objectifs SMART (atteignables et desquels s'en remarquent) qui soient cohérents avec la stratégie de l’organisation et les demandes des clients est essentiel. Une structure en cascade uniforme à tous les niveaux de l’organisation est nécessaire pour évaluer les événements qui ajoutent de la valeur et ceux qui ne le font pas. L'intention est d'optimiser les événements à valeur ajoutée et diminuer ceux qui n'ajoutent pas de valeur. Aligner les qualifications et le savoir des employés à la demande du client est important et doit être encouragé. Une matrice des compétences et du savoir peut être utile dans cet effort..

[Audio] Lors de l'établissement d'un KPI, une certaine quantité d'informations et de réflexions sont nécessaires. Un KPI doit être SMART, et être cohérent à travers toute l'organisation. Il faut prendre en considération les caractéristiques suivantes: Réaliste, Contraintes de temps, Précis, Quantifiable et Réalisable. Il convient également de s'assurer que les exigences structurelles sont respectées, notamment en termes de contrôle et de procédure de mesure. Finalement, le KPI doit être mis en œuvre sur le long terme et, éventuellement, se composer de deux ou trois KPI regroupés..

[Audio] Examinons maintenant le formulaire KPI pour définir un indicateur de performance. Il se compose de différents éléments tels que le problème à résoudre, la fréquence de reporting, la précision des mesures, le processus de recueil de données, le point de comparaison, l'objectif, la tolérance, le propriétaire du processus, la catégorie et la définition. Il est également important de connaître l’unité de mesure et le niveau à laquelle le KPI sera utilisé. Comparons le formulaire KPI aux informations fournies précédemment par les participants..

[Audio] En parlant des KPI, il est essentiel de garder à l’esprit l’objectif que vous voulez atteindre. Nous pouvons les décomposer en quatre caractéristiques clés. Premièrement, fournir une valeur client qui est plus importante que de simplement réussir un KPI. Deuxièmement, la focalisation sur le client. Troisièmement, gérer les KPI en tant qu’exercice d’équilibriste et enfin, examiner les KPI dans leur ensemble plutôt que de se concentrer sur un KPI unique à un moment donné. Grâce à ces caractéristiques, vous pouvez arriver à un KPI qui s’aligne parfaitement grâce à l’équilibre entre des objectifs opposés, tels que les ventes et la qualité..

[Audio] Nous allons nous pencher sur l'utilisation du facteur temps dans les systèmes d'informations. La gestion des personnes et de leur savoir est essentielle pour que ces systèmes fonctionnent correctement. En gérant le temps, on peut avoir un contrôle direct des coûts, en étant en mesure de modifier immédiatement le temps alloué à chaque personne et à chaque projet. La maîtrise du temps est un facteur essentiel pour le bon fonctionnement des systèmes d'informations..

[Audio] Il est essentiel de comprendre le temps passé sur des activités à valeur ajoutée pour améliorer les processus. La OPE calcule le pourcentage de temps passé à ajouter de la valeur, le pourcentage étant généralement compris entre 15 et 30%. Pour calculer la OPE, commencez par établir un document qui recense les étapes du flux de valeur, puis ajoutez les autres activités. Demandez à tous les membres de l'équipe d'enregistrer leurs données pendant au moins deux semaines. Regroupez ensuite les heures effectuées par activité. Finalement, l'OPE est la somme des activités à valeur ajoutée divisée par le temps total disponible. Effectuez une analyse pour trouver des moyens d'augmenter les activités à valeur ajoutée..

[Audio] Comprendre l’équilibre entre compétences et savoir est essentiel pour gérer le développement de l’équipe. Il faut identifier le déséquilibre au niveau des compétences et le relier à une certaine rigidité pour affecter les ressources aux tâches. Pour illustrer ce point, prenons le cas pratique d’un salarié Jack et son plan de développement. Jack est un expert Oracle avec un niveau 5, et un développeur Unix avec un niveau 2. Le plan de développement est alors de passer à un niveau 2 en DB2. Une matrice des compétences et des savoirs peut aider à identifier ce type de déséquilibres et à proposer des plans de développement permettant aux personnes spécialisées de devenir polyvalentes. Cette matrice est très utile pour éviter certains types de gaspillage..

[Audio] Une organisation doit structurer et responsabiliser les gens en première ligne pour offrir une valeur client maximale. Une cascade de dialogues de performance permet d'accélérer la résolution des problèmes. Le management visuel est essentiel pour favoriser une communication efficace des équipes en mettant en avant les performances et la charge de travail sur un tableau. Cela permet une visibilité plus importante et un meilleur contrôle..

Obligation pour l ’ entreprise d ’ optimiser ses équipes pour se focaliser sur le client.

[Audio] Le personnel de première ligne est la pierre angulaire de l'efficacité opérationnelle. Par conséquent, les conseils des employés du front office et des dirigeants doivent aborder «ce qui se passe vraiment sur le terrain». Une amélioration des processus fondamentaux est nécessaire pour atteindre cet objectif. La vision Lean IT™ représente un pas supplémentaire pour y parvenir..

[Audio] Structure et flux de communication : Une communication continue, quotidienne, hebdomadaire et mensuelle s'effectue de bas en haut. Les membres et collaborateurs établissent des objectifs, des contraintes et des améliorations pour les équipes. Les cadres intermédiaires définissent des objectifs, contraintes et améliorations pour les unités de manière croissante. Les dirigeants établissent des objectifs et contraintes à travers les unités ainsi que le soutien dont celles-ci ont besoin. Un système en cascade permet une transmission rapide des demandes de soutien et du soutien nécessaire..

[Audio] Vous pouvez optimiser vos réunions en adoptant le Lean IT. Synchronisez-les et alignez-les dans votre planning. Par exemple, nous organisons la réunion des responsables d'équipe le mardi matin, la Kaizen le mercredi, le coaching le jeudi et la réunion du conseil le vendredi à la fin de la semaine. De cette manière, tout le monde aura les mêmes informations et à jour..

[Audio] Lors d'un dialogue de performance, il est important d'établir un objectif SMART spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et lié à un délai. Une demande de soutien peut être nécessaire pour que l'objectif soit atteint. Des retours et des suggestions sont partagées pour améliorer le système dans le cadre du dialogue de performance..

[Audio] Il est essentiel de comprendre Visual Management pour améliorer la performance et le rendement des opérations. Il faut se concentrer sur la réflexion et les retours. Débuter chaque jour en examinant le travail accompli, ce qui a bien marché et ce qui peut être amélioré facilite la compréhension d'objectifs à poursuivre et des questions à se poser. Veiller et connaître les KPI passés est aussi très important. Une méthode adéquate peut aidé à améliorer les performances et adapter les objectifs selon des circonstances..

[Audio] Dans la gestion d'une équipe, le management visuel est essentiel. Il s'agit d'une communication efficace pour réunir dirigeants et opérations et partager les informations importantes sur un mur ou tableau. Avec le management visuel, il est possible d’avoir un dialogue basé sur les faits et comprendre quelles tâches n'avancent pas, tout en communiquant clairement. De plus, cela permet de donner des retours à l'équipe pour leur permettre de s'améliorer. Pour assurer la bonne réalisation de la mission, il est important de consacrer jusqu'à 10% de son temps avec son équipe pour une communication cohérente et efficace..

[Audio] Cet outil Lean IT™ relie les trois tableaux entre eux, permettant à l'équipe de gérer et de suivre leur travail quotidien. Le tableau de la semaine fournit des objectifs et les KPI de l’équipe, le tableau du jour fournit des informations sur l'événement à venir et le conseil du jour et le tableau d'amélioration montre le progrès de la résolution des problèmes. Ces tableaux partagent et communiquent les solutions et les enseignements tirés des problèmes..

[Audio] Kanban est un système de production qui remplace le système "Push/Ordering" par un système "Pull/Reordering" basé sur des signaux. Ces signaux peuvent être sous forme visuelle pour indiquer quand produire de nouveaux produits, par exemple un emplacement vide sur un tableau d’affichage peut servir de signal de réapprovisionnement. De plus, des couleurs différentes sont utilisées pour identifier différents types de travail. Heijunka joue un rôle important pour équilibrer le programme de fabrication, en prenant des commandes sur une certaine période et les ajustant en conséquence..

[Audio] Définir clairement le problème, impliquer toutes les parties prenantes, prendre des mesures et analyser les données afin de déterminer le facteur d’influence et d’identifier les causes, rechercher et améliorer des solutions, définir des priorités et mettre en place des actions, contrôler le processus pour garantir la durabilité et la stabilité, partager les enseignements tirés. Il est important de ne pas tirer de conclusions trop rapidement: tels sont les principes de la méthode de résolution de problème axée sur une amélioration continue, connue sous le nom de Kaizen..

[Audio] Pour améliorer continuellement nos processus, nous devons connaître et comprendre les rôles requis pour l'initiative Kaizen. Il est important d'avoir un commanditaire de direction, un leader Kaizen et des membres de l'équipe Kaizen. Le commanditaire de direction est responsable de l'initiative, de la sélection des équipes et de la fourniture des ressources nécessaires. Le leader Kaizen élabore la charte, sélectionne et soutient les membres de l'équipe, et fournit des compétences, des connaissances et des outils pour obtenir des améliorations significatives. Quant aux membres de l'équipe Kaizen, ils fournissent le cerveau et le muscle nécessaires à la définition du problème, à la mesure, à l'analyse et à l'amélioration d'un processus. Par le biais de ces rôles, nous pouvons obtenir des améliorations significatives de nos processus avec Lean IT™..

[Audio] Afin d'entreprendre un projet de Kaizen, il est essentiel de définir le problème à résoudre. Pour y parvenir, il est nécessaire de s'assurer que tous les contributeurs sont en accord sur l'énoncé du problème. L'utilisation de la voix du client et le SIPOC est une aide précieuse. Les étapes contrôler, définir, mesurer, analyser et améliorer garantissent que le projet sera mené avec diligence..

[Audio] Pour aborder cette étape de Mesurer, il est nécessaire de rassembler les faits et données concernant le problème. Utilisez un arbre CTQ pour bien décrire le problème et ce qui doit être mesuré, ainsi qu'un flux de valeur pour enregistrer la durée du processus et les mesures qualitatives. Vérifiez que les données reçues sont valables afin de résoudre le problème, et n'oubliez pas d'effectuer des observations personnelles pour recueillir d'autres données et identifier d'éventuelles solutions immédiates (Quick Wins). Une fois ces tâches accomplies, vous pourrez alors procéder à l'étape suivante de contrôle pour vérifier la validité des améliorations proposées..

[Audio] Principe de Pareto 80/20 : 80% des effets sont le résultat de 20% des causes, donnant une minorité des facteurs influençant majoritairement le résultat. Diagramme de Pareto permet de distinguer aisément ces facteurs. Pour illustrer, prenons le cas d’une entreprise avec un nombre d'incidents liés à ses imprimantes voulant les réduire. Analyse du type d'imprimantes et leurs incidences et intégration des résultats dans le diagramme. Possible alors de définir et mesurer les facteurs les plus influents et ainsi contrôler et améliorer les performances..

[Audio] Pour comprendre l'état actuel du processus qui fait l'objet du kaizen, nous devons collecter des données fiables sur les coûts, la vitesse et la qualité du processus. Pour ce faire, il est nécessaire de créer une cartographie des flux de valeur afin de comprendre les étapes et les aspects tels que les charges de travail, le stock, les personnes impliquées, les moments de transfert, l'attente, etc. Une analyse des données et des métriques s'impose, il est important de comprendre les définitions et les calculs et d'écrire toutes les hypothèses faites. Une attention particulière doit également être portée aux charges de travail, aux données temporelles, aux volumes, au taux de takt, etc. Ainsi, nous pouvons identifier les gains à court terme qui peuvent être mis en œuvre directement et réviser le plan de kaizen..

[Audio] Comprendre et analyser les causes d'un problème est essentiel pour pouvoir le résoudre. Le diagramme en arête de poisson, également appelé diagramme d'Ishikawa, est une méthode très efficace pour y arriver. Il vous aide à catégoriser le problème selon le système, la politique, les personnes, le processus ou le client. Il est recommandé de poser la question « Pourquoi ? » cinq fois pour trouver les causes principales..

[Audio] Nous allons examiner comment résoudre les symptômes en allant à leurs causes principales avec la méthode des 5 pourquoi ?, une approche structurée utilisée dans le cadre du Kaizen. Commençons par définir le problème puis posons des questions pour trouver des faits et arriver sur une solution. Une étape indispensable est l'implication des personnes concernées. Prise d'exemple, nous avons un système client qui ne fonctionne pas. En posant la question "pourquoi ?" 5 fois, on conclut que la restructuration n'a pas fonctionné car on a ignoré les préoccupations et les apports des personnes affectées, ce qui les a démotivées. Contrôler, définir, mesurer, analyser et améliorer sont étapes clés pour parvenir aux causes principales..

[Audio] Le diagramme est un outil qui permet de modéliser une situation et d'en analyser les causes et les effets. Il consiste à représenter le lien entre différents éléments de manière graphique. Kaoru Ishikawa, dans son approche des 5M (matière, matériel, méthodes, main-d'œuvre et milieu), a mis en avant l'importance du positionnement des causes afin de mettre en évidence les plus directes et les plus proches de l'arête centrale..

[Audio] Dans cette slide, nous allons examiner les scores obtenus par les différents services IT pour identifier les causes principales et définir des priorités. En analysant le tableau, il est clair que le service A a obtenu les scores les plus élevés, le service B a obtenu 3 points, le service C n'a obtenu que 2 points et le service D a obtenu le score le plus bas - 0. En divisant les points par le nombre de catégories analysées, nous pouvons voir que le service A a obtenu les scores les plus élevés, suivi du service B, du service C et du service D. Il est clair que pour ce type de score, la pondération avec un coefficient de criticité est essentielle pour identifier les causes principales et définir les priorités..

[Audio] Nous allons aborder comment piloter la ou les solutions selectionnées et tirer des enseignements de ces pilotes. Exécuter la mise en œuvre complète se fait par des solutions standard d’amélioration, comprenant des procédures opérationnelles standards, la simplification des processus, l’optimisation des contrôles, l’amélioration des compétences par la formation et le retrait des étapes superflues. Développement des solutions, sélection des meilleures solutions et définition des flux de valeur à réaliser ainsi que l’implémentation des pilotes et des mises en œuvre de grande envergure sont les aspects clés. Il faut être vigilant avec l’évolution de la portée et s’assurer que l’organisation est bien informée des améliorations. Recommandations concernant les actions à prendre, les dates d’échéance et les responsables de la décision et de l’exécution et leur résultat sont à examiner..

[Audio] Quand nous achevons un Kaizen, il est essentiel de s'assurer que les résultats sont durables. Nous devons rester vigilants sur l'application des modifications, vérifier que des progrès sont effectifs, et s'assurer que ces avancées sont durables. Il est également important de planifier de manière adéquate le passage et de comprendre que la perfection ne peut pas être atteinte du jour au lendemain. Nous devons disposer de moyens pour l'entreprise et faire office d'outils de contrôle, définition, mesure, analyse et d'amélioration finale..

[Audio] Considérant le message-clé de durabilité et d'amélioration continue, il est important de mettre en place des méthodes Lean IT™ pour garantir que les améliorations apportées restent durables pour l'équipe. Il est inévitable de contrôler et de mesurer en permanence leur progression et leurs résultats, ainsi que de déterminer les différences entre les résultats attendus et ceux effectivement obtenus. Il faut également prendre en compte que certains incidents ou problèmes peuvent se présenter après l'implémentation et vérifier si les fonctionnalités des instructions fonctionnent correctement. Outre les contrôles réguliers, il est essentiel de reconnaître les accomplissements et de fêter les résultats obtenus. Il est impératif de documenter le nouveau travail et de l'utiliser pour former d'autres personnes. Si la performance baisse, il faut prendre des mesures pour prolonger le changement et toujours chercher des moyens supplémentaires pour améliorer..

[Audio] Avec la méthode A3 de résolution de problème, une approche holistique est adoptée afin de résoudre une problème donné. Cette méthode consiste à regrouper sur un format A3 restreint le contenu nécessaire pour repérer et résoudre le problème. Il est requis de fournir le problème, le contexte de la situation, la situation actuelle, l'objectif et les cibles visées, l'analyse des causes principales et les contre-mesures nécessaires à mettre en œuvre pour atteindre cet objectif. Il est également nécessaire de fournir un plan pour appliquer ces contre-mesures et le suivi de l'application de ces contre-mesures pour vérifier si elles ont été efficaces..

[Audio] Chez Lean IT™, nous mettons en place des systèmes efficaces pour aider nos clients à atteindre leurs objectifs. Notre approche est fondée sur le développement de plans et de méthodologies qui offrent une valeur réelle à nos clients. Pour cela, nous respectons un ensemble de principes qui nous permettent de travailler à l'amélioration continue et à l'accomplissement de la perfection. En outre, nous reconnaissons que les problèmes sont des occasions d’améliorer et de créer plus de valeur. Notre objectif clé est d’atteindre un équilibre entre la valeur et la réduction des coûts, ce qui se traduira par des bénéfices à court et à long terme pour nos clients. Nous cherchons à établir des relations à long terme et à adopter une approche intégrée du système. Lean IT™ est donc une méthodologie visant à améliorer l'efficacité opérationnelle et à fournir des avantages tangibles à nos clients..

[Audio] Mon rôle dans un changement organisationnel est d'aider à façonner le processus de transformation. Il est essentiel de comprendre le concept de Lean en interrogeant les personnes concernées et en observant leur perception du problème. Même des modifications minimes peuvent avoir un impact significatif. Ainsi, apprendre et s'améliorer est devenu une routine quotidienne. Les 5 pourquoi sont un puissant outil pour identifier l'origine d'un problème et trouver la solution adéquate. La dynamique d'amélioration continue est motivante et crée un environnement ouvert pour tous les membres de l'organisation..

[Audio] L'attitude Lean est une combinaison de croyances et de principes qui détermine ce à quoi une personne va réagir et comment elle va agir. Elle se compose de la croyance en l'amélioration continue, de l'envie de fournir de la valeur aux clients, du goût de l'aventure, d'un esprit critique et d'une croyance collective dans la réussite. Elle est plus profonde que le comportement et plus difficile à repérer, mais constitue un élément essentiel pour mener à bien des projets et des initiatives Lean..

[Audio] De nombreux comportements peuvent être un obstacle à une mise en œuvre réussie de Lean IT™. Parmi ceux-ci figurent le manque de confiance, la méfiance, la médisance excessive, le cynisme, le fait de ne pas être objectif, le manque de respect et le manque d'écoute. D'autres sont plus motivants et particulièrement pertinents pour une bonne pratique de Lean IT™: patience, sérénité, confiance, dialogue constructif, respect, objectivité, écoute, partage des connaissances, introspection et humour. Validation basée sur les faits et entente sont également à prendre en compte..

[Audio] Conceptualisé par Toyota, Jidoka fait partie intégrante des deux piliers du système de production Toyota. Il s'agit d'un comportement qui ordonne d'interrompre immédiatement le processus lorsqu'un problème est détecté. La qualité des produits est ainsi améliorée, car les défauts sont détectés dans le processus de fabrication et le risque de produire des pièces défectueuses est réduit..

[Audio] Lean IT™ est un modèle de travail innovant visant à créer un environnement qui favorise l'engagement et la motivation des collaborateurs avec un focus principal sur la satisfaction du client et les bénéfices à obtenir. Cette vision propose une approche différente qui implique une distinction entre dirigeants et ouvriers, ainsi que la promotion de travail en équipes où les collaborateurs sont encouragés à trouver des solutions pour créer de la valeur et satisfaire aux attentes des clients tout en réduisant le nombre de défauts..

[Audio] Être un bon dirigeant implique de motiver, encourager et inspirer les employés à atteindre leurs objectifs. Pour cela, il faut être à l'écoute des employés et leur faire comprendre que leur travail a un sens pour l'entreprise. Les employés doivent savoir quelles sont leurs responsabilités et leurs rôles dans l'atteinte des objectifs de l'entreprise et comprendre leurs objectifs précis. Par ailleurs, un bon dirigeant doit savoir montrer ses compétences, comprendre les détails complexes et savoir former et encadrer ses employés..

[Audio] Un des aspects les plus difficiles de Lean est de se concentrer sur l'attitude et le comportement. Appelons cela un changement organisationnel, prenant du temps et de l'attention. Les dirigeants doivent prendre le temps d'aller aux ateliers, échanger et poser des questions quotidiennement, et respecter leurs employés. Cela leur permettra d'atteindre les objectifs de performance de leur entreprise. La diapositive suivante montrera comment l'enseignement en ligne offre plus de flexibilité et permet aux étudiants d'apprendre indépendamment de leur emplacement et de leurs contraintes de temps..

[Audio] En appliquant les principes Lean IT™, la mise en application du comportement Lean vise à améliorer la productivité. Cette approche se compose de cinq étapes interdépendantes : Seiri (débarrasser), Seiton (ranger), Seiso (nettoyer), Seiketsu (ordonner) et Shitsuke (être rigoureux). Ces principes s'avèrent faciles à mettre en œuvre, mais requièrent l'engagement des employés en termes de maintien et d'améliorations. Il est essentiel que les employés s'assurent que tout est en ordre et bien nettoyé selon les procédures standardisées. De plus, tous les équipements doivent être conservés à un endroit identique, à la bonne place, et ne doivent contenir que les outils et informations nécessaires. Une fois implantées, les 5S doivent être continuellement améliorées pour devenir une habitude et assurer des résultats satisfaisants..

[Audio] Without greetings and without beginning with Today: I will talk about the Valley of Despair and how it applies to Lean IT™. The Valley of Despair is a model that shows the performance decline during a change, and at the bottom is the neutral zone where chaos exists. Both individuals and the team implementing the change typically go through a series of stages. At first, there is the Uninformed Bliss where everyone is excited about the potential of the change. Then, they reach the Valley of Despair where they are overwhelmed with the amount of work and difficulties they are facing. As time passes, the expectations of the people involved shift and the reality of the situation starts to show. This is when informal conversations about whether or not Lean IT™ is the right choice can arise. This is what we call the Valley of Despair. I hope this was useful to you. Thank you for listening..